Порядок вчинення нотаріальних дій консульською посадовою особою визначається:

• статтею 38 Закону про Нотаріат України;
• статтею 44 Консульського Статуту України;
• Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України;
• іншими актами законодавства України.

Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського підрозділу у години прийому відвідувачів, відповідно до онлайн реєстрації відвідувачів.

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України. У цьому випадку необхідно повторно реєструватися на прийом на нову дату вчинення нотаріальної дії.

Нотаріально посвідчені доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії. Якщо доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем або чорнилами, що зникають.

При посвідченні договорів майнового характеру у заяві до Посольства додатково треба вказати відомості:

• для юридичних осіб-резидентів – відомості про найменування, географічне розташування та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;
• для юридичних осіб-нерезидентів – найменування, географічне розташування;
• для громадян України – прізвище, ім’я, по батькові, адреса постійного місця проживання та РНОКПП (приготуйте копії паспортних документів, довідки про реєстрацію місця проживання, РНОКПП);
• для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання.

При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу заявника. 

Встановлення особи громадянина України здійснюється за чинним паспортом громадянина України для виїзду за кордон.

Встановлення особи іноземця здійснюється за паспортним документом, оформленим відповідними органами держави громадянства. При цьому обов’язковим є надання нотаріально засвідченої копії такого документа та перекладом на українську мову.

Правоздатність юридичної особи (установа, підприємство, організація) установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій - загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:

• Наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;
• Нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;
• Доручення на здійснення відповідної юридичної дії.

У цьому зв'язку консульський підрозділ Посольства рекомендує:

• проєкт документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються до Посольства за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють у консульстві документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори);
• перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень – виправити/доповнити документ і подати консулу для доопрацювання.

Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.

Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.

Іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:

1. За умови їх засвідчення штампом апостиль, якщо вони складені на території держав-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

• відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які скасовують або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації;

2. Без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори.

Інформація щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін, міститься у листі Міністерства юстиції України.

3. За умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.

---

❓Поширені питання / F.A.Q.: